Humas Unhasy—Universitas Hasyim Asy’ari (Unhasy) Tebuireng Jombang, pada Sabtu (19/04/2025) pagi telah meluncurkan dua sistem informasi digital yang bergerak di bidang layanan akademik dan penelitian-pengabdian masyarakat, yaitu Srikandi dan Talenta, untuk melengkapi Sadewa yang terlebih dulu dioperasikan. Tentu saja, ketiga nama itu, bukanlah dimaksudkan untuk mengabsen nama-nama tokoh perwayangan, tetapi merupakan nama dari sistem informasi terintegrasi yang dimiliki oleh Unhasy.
Srikandi merupakan kependekan dari “Sistem Riset dan Pengabdian kepada Masyarakat Unhasy Dana Internal”, sedangkan Talenta memiki kepanjangan “Tracking Laporan dan Evaluasi Naskah Tugas Akhir” yang berkaitan dengan sistem akademik. Sementara Sadewa merupakan “Sistem Administrasi Yudisium dan Wisuda”. Srikandi merupakan sistem informasi yang diproduksi oleh Lembaga Layanan Teknologi Informasi (LLTI) Unhasy, yang secara teknis akan dioperasikan oleh Lembaga Penelitian dan Pengabdian Masyarakat (LPPM) Unhasy.
Sementara itu, Talenta juga diproduksi oleh LLTI Unhasy diperuntukkan secara administratif kepada Wakil Rektor 1 Unhasy bidang akademik yang secara teknis dikelola oleh Biro Administrasi Akademis Kemahasiswaaan (BAAK). Talenta ini nantinya akan dikordinasikan dengan setiap fakultas dan prodi agar dapat dilaksanakan dan dilanjutkan kepada dosen dan mahasiswa akhir.
Sadewa yang terlebih dahulu dioperasikan, merupakan sebuah sistem informasi berbasis digital yang bergerak di dalam layanan administrasi Yudisium dan Wisuda yang telah terintegrasi secara khusus dengan keuangan yang dikelola oleh Biro Administrasi Urusan Keuangan (BAUK). Sistem ini membantu mahasiswa dalam mendaftar yudisium dan wisuda yang secara sistemik telah terverifikasi secara otomatis, lolos secara administratif, dan telah melakukan pembayaran.
Sekretaris LLTI Unhasy, Hery Kristanto, S.Kom, M.M., mengkonfirmasi bahwa ketiga sistem tersebut, merupakan trio sistem Informasi tridharma yang diproduksi dan dikembangkan LLTI berkerjama dengan pihak terkait demi peningkatan mutu layanan dan pengayakan SDM. Hery juga menjelaskan bahwa tujuan dari tiga sistem ini, yaitu pertama, asas kemudahan dengan teknologi, karena baginya, teknologi yang mempersulit merupakan bentuk pekerjaan yang percuma. Kedua, lanjutnya, asas efektifitas dan efisiensi, di mana yang dahulunya bersifat kertas, sekarang menjadi terintegrasi secara digital.
Asas kemudahan yang dimaksud, lanjut Hery, juga berhubungan dengan kendala jarak dan waktu yang sering menjadi penghalang bertemunya dosen dan mahasiswa dalam pembimbingan skripsi dan tesis. “Jadi, bimbingannya nantinya juga akan terekam oleh sistem, mahasiswa sudah tidak ada alasan, dosennya susah dihubungi atau tidak memberi catatan saat bimbingan, karena sudah ada perantara sistem,” jelasnya.
Hery menambahkan bahwa ketiga sistem tersebut memiliki sistematika yang sama, yaitu diawali dari pendaftaran, dilanjut tahap verifikasi, dan penijauan. Misalkan saja, dalam sisten Srikandi, dosen mendaftar dulu di dalam sistemnya, lalu mengusulkan proposal penelitian yang telah dikerjakan. Proposal itu, akan diverifikasi oleh LPPM. Jika lolos, LPPM akan melanjutkan ke tahap review oleh reviwer yang telah ditunjuk. Reviewer dapat memberikan masukan dan koreksi langsung kepada peneliti, dan terekam secara otomatis hingga kemajuan atau progres penelitian sampai dengan luaran. Sehingga memungkinkan ada diskusi antara LPPM, reviewer dan peneliti.
Begitupula, ketika mahasiswa telah melakukan pembayaran dan dinyatakan lolos administrasi, maka dengan sendirinya dia akan bisa mengoperasikan Sadewa. Mahasiswa tidak perlu melakukan konfirmasi berlapis dengan mendatangi BAUK, panitia yudisium (fakultas) maupun panitia wisuda (PMB), tetapi secara sistem ia sudah bisa melakukan pendaftaran secara “dalam jaringan”, karena telah terintegrasi satu sama lainnya.
Kemudahan yang sama juga didapatkan oleh mahasiswa dengan Talenta. Ketika mahasiswa telah melakukan pembayaran dan lolos administrasi secara otomatis, ia dapat melakukan dua hal, yaitu mendaftar seminar proposal dan sidang akhir. Bedanya, setelah melakukan sidang akhir, akan muncul dalam sistem Talenta, nilai akhir dari mahasiswa tersebut. Pembinganan dapat dilakukan luar jaringan (tatap muka) atau dalam jaringan (online). Pembimbing setelah melakukan pembimbingan harus menginput dan memastikan data bimbingan terbaru ke dalam sistem, agar dapat dijadikan acuan proses selanjutnya oleh mahasiswa dan pihak terkait.
Ia berharap, ini menjadi langkah awal yang besar, untuk selalu berkembangan dalam teknologi pendidikan. “Ketika nanti ada teknologi terbaru, harus mengikuti arus perkembangan, tidak boleh stagnan,” pungkas dosen Fakultas Teknologi Informasi (FTI) tersebut. (Abror/Humas Unhasy).